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薛沛然 廊坊师范学院 九期信息技术提高班

无脑地生活,像白痴一样成长,不给自己留感伤的时间。。。

 
 
 

日志

 
 

关于WORD文档中的修订  

2011-09-23 19:14:43|  分类: 实用技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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米老师在课上提到过WORD中的修订功能,这是我以前从来没有注意过的,看来我的观察能力确实存在着很大的问题。

在“工具”下拉框中,选择“修订”选项,即可以对文档内容进行编辑,修改,会出现修改痕迹。修订功能的使用

  WORD 实例:

在日常的团队协作过程中,常常需要多人对同一篇文稿添加修改意见,然后返回原作者处,进行最后的编辑定稿。
  传统的处理方式是,编审人员先通过对打印原稿进行手工圈改,然后返回原作者处,原作者再根据修改意见更改并重新撰写文稿。

  这种处理方式的缺点在于,不仅非常容易出现错误,而且产生大量的重复劳动。同时,如果同一篇文稿需要好几个编审人员增加修改意见时,那么上述的传统方式几乎是难以完成的。

  其实,使用Word提供的“修订”功能可以轻松地解决这一类型的问题。在大大提高工作效率,减少重复劳动的同时,还增强了文稿处理的准确性。

  下面我们以一个政府审计部门的实际工作过程为例,详细介绍具体处理方法(以Word 2002为蓝本,其他版本参考)。

  任务与流程

  小林是一名区政府审计部门的工作人员,她日常的起草的审计文稿通常首先要发给相应的审计项目的负责人审阅,接着是科长审阅,如果重要一些的文件最后还要局长审阅。同一文稿被相关领导人审阅修改后返回给她,最后她以原作者身份再根据相关的审阅意见整合修订文稿。
  处理过程导读链接:
  一、设置文稿修订状态
    (一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态
    (二)作者手动设置进入修订工作状态
    (三)审阅者设置修订的显示状态
  二、审阅者在修订状态下批改文稿
    (一)审阅者添加或删除文稿内容
    (二)审阅者在文稿中添加批注信息
  三、作者查看修订情况
  四、作者整合修订文稿,接受或拒绝修订内容
  处理过程
  一.设置文稿修订状态

  要在Word中审阅修改文稿,首先要让Word进入修订状态,进入修订状态通常有两种方式,一是用发送邮件的方式自动进入,二是手动设置。进入修订状态以后,审阅人员通常还要设置一些与修订工作相关的状态,下面分别详细介绍具体操作方法。

  (一). 作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态

  当小林起草好一份名为《医药审计调查报告—市局》的文稿后,她可以利用“邮件收件人(审阅)”命令,直接将文稿发送给收件人,当对方收到文稿打开后,Word将自动进入“修订”工作状态,具体操作步骤如下:

   1. 小林在Word 2002中把文稿写作完成后,选择菜单“文件→发送→邮件收件人(审阅)”命令,Word打开“请审阅”对话框(图 1 )。

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图 1

   2. 在“请审阅”对话框中,我们可以看到Word自动将文稿文档作为附件添加到“附件”区,同时,也在主题区自动添加相应信息­——“请审阅《医药审计调查报告—市局》”。

   3. 接下来应指定收件人的地址。单击“收件人”按钮,弹出“选择姓名”对话框。在该对话框中,选择收件人的名称后,再单击“收件人->”按钮,将其加入“邮件收件人”框内,这里可以加入多个收件人名称(图 2 )。

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图 2

   4. 完成收件人的添加之后,单击“确定”按钮,返回“请审阅”对话框。检查无误之后,单击“发送”按钮,该待审阅文稿就通过网络发送到审阅者的邮箱。

  提示:在具体发信之前,要确保Outlook配置正确,并能正常使用,否则邮件不能发送到对方邮箱中。

   5. 审阅者受到邮件,并打开附件文档《医药审计调查报告—市局》后,Word将自动启动修订功能,窗口上方增加“修订”工具栏(图 3 )。

   6. 接下来,审阅者就可以在修订状态下批改文稿了,具体方法请参照后面的 “在修订状态下批改文稿”介绍。

(二)作者手动设置进入修订工作状态

  如果小林以常规方式发送的文稿,那么审阅人收到文稿后打开,Word不会自动进入修订工作状态。这时需要审阅者自己手动启动修订工作状态,具体操作步骤如下:

   1. 审阅者打开要审阅修改的文稿后,选择菜单“工具→修订”命令,即可进入修订状态,这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图 3 )。

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图 3

  提示:在日常工作状态中,Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。在默认情况下,状态栏的“修订”按钮显示为灰色,说明没有进入“修订”状态;如果状态栏的“修订”按钮显示为黑色,则说明已进入“修订”状态(图 4 )。

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图 4

   2. 重复第1步的操作,可关闭“修订”状态。

   3. 另外,双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态,再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“Ctrl+Shift+E”也可快速切换“修订”状态。

  (三)审阅者设置修订的显示状态

  当同一文稿被多人审阅修改时,审阅者可以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等,以显示个性化的修订状态,同时也让原作者收到审阅修改后的文稿,进行整合文稿时便于区分。

   1. 审阅者首先打开要修订的文稿,然后选择菜单“工具→选项”命令,在弹出的“选项”对话框中,选择“修订”选项卡,显示修订的设置选项(图 5 )。

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图 5

   2. 在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头,在弹出的下拉列表中选择插入修订时的显示格式。例如选择“双下划线”,插入的修订文字下将显示双下划线。

   3. 单击“颜色”框右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中可以选择修订内容的显示颜色。可以选择某种固定的单一颜色,也可以按修订自动显示相应颜色。不过为了便于跟踪不同修订人的修订情况,最好选择“按作者”,这样不同修订人的修改将按不同的颜色显示。

   4. 在“批注框”区域选择相应的选项,可以设置与批注相关的显示格式。例如可以设置“批注框”的宽度,指定显示与其所修订文字之间的连线,并将其设置在文档中的“靠左”或“靠右”显示。如果不想在文档中显示批注框,则勾去“在页面和Web视图中使用批注框”复选框的“∨”。

   5. 单击“用户信息”选项卡,可在其中输入用户信息(图 6 )。这里设置的用户信息,在修订时将显示为修订人信息。

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二.在修订状态下批改文稿

  审阅者进入修订状态和设置好修订状态的显示之后,就可以开始在修订状态之下批改文稿了。通常情况下,批改文稿包括两件事,一是直接修改文稿的内容,二是对文稿添加批注信息。

  两件事的区别在于,直接修改文稿的内容是对文稿的实际操作,它将影响文稿内容的实际变化;而对文稿添加批注信息只是对文稿添加的说明性内容,并不是对文稿的实际修改,对文稿添加批注信息的作用在于,原作者可以根据批注信息对文稿进行进一步的修改。

  (一)在修订状态下添加或删除文稿内容

   1. 审阅者王科长在Word 2002中打开小林发来的《医药审计调查报告—市局》文稿,先用前面介绍的方法进入“修订”状态。

   2. 然后,王科长就可以在文稿中作相应的修改。例如王科长认为文稿中“附设”用词不当,故先在文稿中选中“附设”一词,然后将其改为“附属”。为了语句更加通顺,便在文稿中的“审计结果报告如下”句子前插入“现将”一词。

   3. 修改完成后,单击工具栏上“显示标记最终状态”右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“显示标记的原始状态”(图 7 ),这时可以看到文稿中的“附设”一词被添加了删除线,同时在右侧版边以批注形式显示修改后的词汇“附属”,“审计结果报告如下”前的蓝色小点连接的矩形框内显示插入的文字“现将”(图 8 )。

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图 7

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图 8

   4. 接下来,王科长可以进行文稿中其它类似的添加或删除内容的修改。

  (二)在文稿中添加批注信息

  仍然在上面文稿中,如果王科长认为小林的文稿中“医院资产规模逐年扩大”一段,需要增加更详细的数据和图表说明规模变化情况,则可以添加批注信息,具体操作如下:

   1. 仍然在修订工作状态下,将插入点位于文稿中“医院资产规模逐年扩大”段落标题旁,单击“审阅”工具栏上的“插入新批注按钮”,这时将显示批注符号和批注框(图 9 )。

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图 9

   2. 接下来,王科长就可以直接在批注框内输入批注内容“请增加更为详细的数据和图表说明规模变化情况”。输入完成后,单击批注框外页面任意位置即可结束输入。

   3. 如果王科长认为有其它地方需要增加批注信息,即可用同样的方法操作。默认情况下,批注框都位于页面右版边位置。

三、查看修订情况

  当王科长审阅修改好文稿后,如果需要,就可以发给赵局长审阅修改,赵局长也用同样的方法审阅修改文稿。这一切完成后,最后将文稿返回给原作者小林,由小林根据审阅修改情况整合文稿。

  在整合文稿之前,小林可以先查看一下文稿的修订情况。

   1. 小林先打开返回的文稿,将鼠标指针移到已修改的内容位置,如修改的“附设”处,Word立即出现屏幕提示,主要包括修订的作者、日期、和修订的属性(图 10 )。

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图 10

   2. 如果小林还想查看更加详细的修订信息。可以先进入“修订”工作状态,显示“修订”工具栏,单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮,即可将详细的修改信息显示于窗口的下方(图 11 )。

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图 11

   3. 小林查看完成后,再单击一次“审阅窗格”按钮,即可关闭窗格,恢复正常编辑状态。

   4. 如果文稿修订内容很多,或者有好几个修订者。那么小林可以单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮,在弹出的下拉菜单中,去掉“批注”前面的“∨”,表示不显示“批注”,而只显示被勾中的项目。这个操作可以分类显示不同的修订内容。单击“审阅者”,弹出所有的审阅者,也可以通过去掉某个审阅者前面的“∨”,表示不显示该审阅者的修订内容,从而实现按审阅者分类查看修订内容的目的(图 12 )。

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图 12

四.整合修订文稿,接受或拒绝修订内容

  小林查看完修订信息,对如何取舍修订意见已心中有数之后,就可以进行文稿的整合工作了。这个过程主要也是做两件事情。一是接受或拒绝审阅者的修订内容,二是考虑根据批注意见对文稿做出进一步的修改。下面主要谈谈第一件事情的处理方法。

   1. 单击“审阅”工具栏上的“接受所选修订”按钮,在弹出的下拉菜单中,可以选择不同的接受方式。

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图 13

   2. 同样,单击“审阅”工具栏上的“拒绝所选修订”按钮,在弹出的下拉菜单中,可以选择不同的拒绝方式。

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图 14

   3. 为了加快整合文稿的速度,通常可先“拒绝”部分不接受的修订内容。然后,在选择图13中“接受对文档的所做的全部修订”,包含显示和没有显示的修订内容,文档将按最终的修订状态转换为普通文档。

   4. 到此,文档内容整合的第一件事情完成,接下来可能还要根据批注信息再仔细修改文稿内容。

  在寻找相关内容的过程中,我发现单单浏览文档内容很难弄清,如果在阅读的过程中,自己经行一定操作,可以加深理解。

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